E-mail aziendale
L’e-mail aziendale è un indirizzo elettronico fornito al dipendente dal datore di lavoro per l’esecuzione della propria mansione lavorativa.
Come tale può essere sottoposta a controlli da parte dell’Azienda, in presenza però di presupposti specifici:
- Il controllo non deve avvenire a sua insaputa;
- La possibilità di accedere alle email dei dipendenti deve venire preventivamente comunicato al lavoratore all’interno del contratto di lavoro o nella policy aziendale;
- L’Azienda deve indicare la natura delle verifiche;
- Il controllo non può superare i limiti indicati ed è necessario che vi sia proporzione tra finalità del controllo e invasione della privacy;
- I controlli da parte del datore sono attuabili solo in presenza di fondati sospetti nei confronti di un dipendente infedele;
- Il datore è tenuto a leggere solo le e-mail inviate e riguardanti l’azienda;
- Deve esserci inoltre una tracciabilità dei controlli, vale a dire un registro di quante e quali e-mail, chi ne prende visione e per quanto tempo;
- Se il datore dovesse comprendere immediatamente della presenza di un file personale del dipendente non può prenderne conoscenza.
Aspetto pratico
Per quanto riguarda invece l’aspetto pratico, il datore di lavoro deve provvedere a:
- Mettere a disposizione dei dipendenti funzioni apposite tali da inviare e-mail di risposta automatiche in caso di assenza programmata dei lavoratori;
- Fare in modo che ciascun lavoratore, in caso di assenza, possa nominare un collega fiduciario per verificare il contenuto delle e-mail ed inoltrarle al datore di lavoro;
- Inserire nelle e-mail un avvertimento ai destinatari ove viene comunicato loro che le risposte potranno essere conosciute dall’azienda.
Indirizzo e-mail condiviso
Un indirizzo e-mail può essere talvolta condiviso da più dipendenti di un’azienda ma solo in caso di comprovata necessità: vale a dire che è necessario redigere una nota nella quale si dichiarano le motivazioni di questa scelta.
Disattivazione dell’e-mail aziendale
Quando cessa un rapporto di lavoro, il datore deve provvedere a:
- Disattivare la casella dell’ex dipendente al fine di tutelare quest’ultimo e terzi;
- Rendere dunque la casella inaccessibile e impossibilitata a ricevere e-mail;
- Inviare un messaggio di rimbalzo (bounce) a chi scrive all’indirizzo mail di un ex dipendente indicando un indirizzo alternativo;
- Il datore può però conservare il contenuto delle e-mail dell’ex collaboratore per un tempo limitato e solo per finalità di tutela dei diritti in sede giudiziaria.
Come riportato in precedenza le e-mail personali dei dipendenti sono inaccessibili al datore di lavoro, “pena la commissione di un reato e la violazione di regole costituzionali sul segreto della corrispondenza”. Quanto affermato vale anche se il lavoratore in questione utilizza la posta elettronica sul posto di lavoro e tramite dispositivi dell’azienda.
Cosa succede se un dipendente utilizza l’e-mail aziendale in modo illecito?
Ad esempio offendendo i colleghi o l’azienda stessa… vediamo una sentenza in merito.
Sentenza n. 26682 del 10/11/2017
In una sentenza della Corte di Cassazione, pubblicata il 10 Novembre 2017, si evince che è possibile licenziare il dipendente che ha inviato e-mail offensive e volgari nei confronti dei colleghi, del datore o dell’azienda tramite un pc aziendale. Il datore infatti deve poter tutelare la dignità degli altri dipendenti e i beni, gli interessi e l’immagine dell’azienda.
Massima della Sentenza n. 26682
•«Il C. non è stato licenziato per aver utilizzato al di fuori delle esigenze lavorative la casella di posta avuta in dotazione dalla società, bensì per il contenuto offensivo delle “e-mail” riguardanti vertici e collaboratori dell’azienda.” •«Pertanto, considerato che, secondo la Corte territoriale, il C. era da ritenersi preventivamente informato dei controlli periodici svolti dalla società sulle registrazioni contenute nei pc aziendali; che il controllo era del tutto svincolato dall’attività lavorativa ed era stato effettuato per verificare se la strumentazione aziendale in dotazione fosse stata utilizzata per la perpetrazione di illeciti;
•«Considerato che esso era stato occasionato da una anomalia di sistema tale da ingenerare il ragionevole sospetto dell’esistenza di condotte vietate e, quindi, giustificato dal motivo legittimo di tutelare il buon funzionamento dell’impresa nonché i dipendenti che vi lavorano, anche al fine di evitare di esporre l’azienda a responsabilità derivanti da attività illecite compiute in danno di terzi; che l’acquisizione dei dati era stata effettuata con modalità non eccedenti rispetto alle finalità del controllo e, quindi, nell’osservanza dei criteri di proporzionalità, correttezza e pertinenza; che non sono stati rilevati elementi dai quali desumere che il datore di lavoro avrebbe potuto utilizzare misure e metodi meno invasivi per raggiungere l’obiettivo perseguito; tutto ciò considerato il Collegio reputa, in definitiva, alla stregua dei principi innanzi richiamati, che la sentenza impugnata non merita le censure così come sono state formulate da parte ricorrente.»